Mon guide- Gérer mes commandes

SE CONNECTER AU TABLEAU DE BORD DE MON SITE

Nous utilisons « tableau de bord » le panneau d’administration de votre site. C’est ici que vous gérez vos commandes et vos clients.
Nous vous donnons votre lien personnel et vous arriverez ainsi sur la page de connexion du tableau de bord de votre boutique.

Saisissez l’adresse e-mail et le mot de passe que vous avez reçu. Cliquez sur « Se connecter », et vous serez dirigé vers la page d’accueil du tableau de bord de votre boutique.

GÉRER LES COMMANDES

Le gérant d’une boutique doit faire face à un grand nombre de commandes, de factures et de demande de SAV – tout du moins, c’est ce que nous vous souhaitons. Dans ce paragraphe nous allons vous expliquer comment gérer les commandes de vos clients, ainsi que les avoirs et les retours de marchandise.

COMMANDES

La page « Commandes » vous permet d’accéder à toutes les informations relatives aux achats sur votre boutique. Toutes les transactions sont disponibles ici, rangées par date (par défaut, de la plus récente à la plus ancienne).

Vous pouvez filtrer les résultats et facilement trouver les commandes que vous recherchez en utilisant les champs ci-dessus. Par exemple, pour identifier les commandes de M. Durand, tapez « Durand » dans le champ « Client » puis cliquez sur « Filtrer ».

VOUS NE POUVEZ PAS SUPPRIMER UNE COMMANDE.

Vous pouvez exporter une liste de vos commandes en cliquant sur le bouton « Export » situé en haut.
Vous ne pouvez pas importer de commandes.

Créer une commande

Vous avez la possibilité de créer une commande directement depuis le tableau de bord. Cela peut par exemple se révéler extrêmement utile quand un client veut acheter un produit mais n’y parvient pas, et il vous faut prendre la main et faire la commande tandis que vous êtes en contact avec le client, par téléphone ou par e-mail.

En cliquant sur le bouton « Créer », une page s’ouvre, avec un seul champ textuel, nommé « Recherche de clients ». Lorsque vous créez une nouvelle commande via le tableau de bord, votre première tâche consiste à associer cette commande à un client. Saisissez les premières lettres de son nom, prénom ou adresse e-mail, et les comptes correspondants s’afficheront.

Si le client pour lequel vous créez la commande n’a même pas encore de compte sur votre boutique, vous pouvez en créer un à la volée : cliquez sur le bouton « Ajouter un nouveau client » pour ouvrir une fenêtre avec les principaux détails à remplir. Une fois le compte enregistré, il devient aussitôt le compte associé à la commande.

Notez bien que vous devrez également enregistrer les adresses du client – un bouton « Ajouter une nouvelle adresse » est disponible en bas de la page, dans la section « Adresses ».

Cliquez sur le bouton « Choisir » du bon client, et l’intégralité du formulaire de commande apparaît. Tous les ajouts de produits se feront dans sa section principale, « Panier ».

Le champ « Rechercher un produit » vous permet de faire une recherche dynamique sur les produits à ajouter : saisissez les premières lettres du nom du produit, et PrestaShop affichera une liste déroulante avec les produits correspondants. Choisissez le produit, sélectionnez la quantité, et cliquez sur le bouton « Ajouter au panier ». Si le produit est disponible en plusieurs déclinaisons, vous pouvez bien sûr choisir celle désirée grâce à la liste déroulante qui apparaît dans ce cas.
Notez que PrestaShop vous indique le stock restant pour un produit donné, ce qui vous permet de faire savoir au client que vous êtes en rupture de stock pour ce produit dès le formulaire de commande.

Cette page vous permet de voir les paniers et commandes précédent(e)s de ce client, s’il y en a. S’il se trouve que vous deviez gérer un panier que le client n’arrive pas à valider, vous pouvez utiliser ce panier pour cette commande en cliquant sur l’action « Utiliser ce panier » (l’icône « deux fenêtres »).

Si besoin est, vous pouvez également octroyer un bon d’achat ou une règle de panier pour cette commande, et même en créer une à la volée en cliquant sur le bouton « Ajouter un bon d’achat ».

Enfin, vous devez préciser à quelle adresse la commande doit être envoyée (et possiblement facturée). Ici encore, vous pouvez créer de nouvelles adresses à la volée à l’aide du bouton « Ajouter une nouvelle adresse ».

Voir le détail des commandes

Afin de traiter les commandes que vous recevez, vous devez avoir accès aux informations qu’elles contiennent.
Cliquez sur la ligne contenant la commande, ou cliquez sur le bouton à la droite de la commande.

La fiche détaillant la commande occupe une pleine page.

Ce résumé de la commande vous donne accès :

  • À l’état et à l’historique de la commande
  • Aux informations relatives au transport : poids total de la commande, transporteur choisi par le client.
  • La méthode de paiement utilisée, le coût des produits, le coût du transport.
  • Divers détails sur les produits commandés.

Dans la section « Adresse de livraison » de la page, vous pouvez voir une icône « G » : elle vous permet de localiser l’adresse sur Google Maps.

Modifier la commande

Les commandes ne sont gravées dans le marbre. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous pourriez vouloir modifier une commande avant de lancer la récupération des produits, leur emballage et leur envoi à leur nouveau propriétaire : l’un des produits est en fait déstocké, le client a changé d’avis, etc.

Ajouter un produit

En haut de la page, vous pouvez trouver un bouton « Ajouter un produit », qui déclenche deux actions lors du clic :

1. Faire défiler l’écran vers la section « Produits ».
2. Ajouter une ligne à la commande.

En ajoutant un produit, la liste des produits se voit ajouter une ligne avec une poignée de champs. Le premier champ est en fait un moteur de recherche : saisissez les premières lettres d’un produit pour voir apparaître les produits correspondants. Sélectionnez celui que vous souhaitez ajouter, et les champs grisés deviennent disponibles.
Si le produit dispose de déclinaisons, vous pouvez sélectionner la vôtre dans la liste déroulante qui apparaît sous le nom : le prix par unité changera en conséquence.
Réglez la quantité du produit, puis cliquez sur le bouton « Ajouter le produit » : c’est fait.

Notez que le bouton « Ajouter un produit » de la section « Produits » déclenche les mêmes actions que le bouton du même nom en haut de la page.

Vous ne pouvez pas ajouter plus de quantité de produit qu’il n’y a de quantité disponible.

Enlever un produit

Pour annuler un produit, rendez-vous dans la liste de produits et, au choix, soit supprimer le produit en cliquant sur l’action « Supprimer » (l’icône de poubelle), soit en cliquant sur l’action « Modifier » si vous souhaitez simplement enlever de la quantité de produit.

Vous pouvez modifier la quantité de plusieurs produits à la fois.
Si la quantité d’un produit atteint 0, il est enlevé directement de la commande.
Vous ne pouvez pas enlever plus de quantité que celle déjà en place dans la commande.
Cliquez sur l’icône de croix rouge pour annuler votre modification.

Modifier les détails de la commande

De nombreuses sections de la commande peuvent être modifiées, vous permettant de les mettre à jour ou de corriger les données fournis par le client.

État de la commande

La première liste déroulante de la page de commande vous permet de changer son état. C’est un aspect très important du processus de suivi d’une commande, car chaque étape débloquera des fonctionnalités et documentations pour la commande.

Vous pouvez choisir parmi les états suivants :

    • Annulé.
    • En attente de réapprovisionnement.
    • En attente du paiement par chèque.
    • En attente du paiement par PayPal.
    • En attente du paiement par virement bancaire.
    • En cours de livraison.
    • Erreur de paiement.
    • Livré.
    • Paiement à distance accepté.
    • Paiement accepté.
    • Préparation en cours.
    • Remboursé.

Afin d’avoir un meilleur aperçu des évolutions de la commande, chaque changement d’état est enregistré, et le journal apparaît juste en-dessous de la liste déroulante. De fait, vous devriez ne changer un état que s’il a été clairement confirmé : n’indiquez pas qu’une commande a atteint l’état « Livré » alors que vous venez d’envoyer le colis, utilisez plutôt « En cours de livraison » ; n’utilisez pas « Préparation en cours » si vous n’avez fait que jeter un oeil rapide à la commande, etc.

Boutons d’action

Les boutons d’action de la barre supérieure dépendent de l’état de la commande. Par exemple, une fois que la commande est marquée comme livrée, les boutons « Ajouter un produit » et « Enlever des produits » sont remplacés par deux nouveaux boutons : « Retourner un produit » et « Remboursement partiel ».

Retourner les produits. Ne doit être qu’à partir du moment où un client vous a effectivement renvoyé des produits : une fois que le paquet a été reçu, vous devez marquer les produits comme retournés directement dans la page de la commande. Cliquez sur le bouton « Retourner les produits » et une nouvelle colonne apparaîtra dans le tableau des produits, intitulée « Retour ». Cochez la case du ou des produits concernés, indiquez la quantité retournée, et cliquez sur le bouton « Retourner les produits » en bas du tableau.

Remboursement partiel. Ne doit être utilisé que quand vous souhaitez rembourser une partie de la commande, et non la commande entière, quelle que soit la raison – ce peut être parce qu’un client vous a renvoyé un produit, ou simplement pour faire un geste commercial pour un produit endommagé que le client a décidé de garder malgré tout. Cliquez sur le bouton « Remboursement partiel » et une nouvelle colonne apparaîtra dans le tableau des produits, intitulée « Remboursement partiel ». Indiquez le montant et la quantité pour chacun des produits affectés, choisissez l’une des options situées en bas de la liste (voir ci-dessous) et cliquez sur le bouton « Remboursement partiel » en bas du tableau.

Quand vous marquez des produits comme ayant été retournés ou à rembourser, quatre options sont disponibles sous le tableau des produits :

Réinjecter. Une fois coché, PrestaShop considère que le produit renvoyé est remis en vente, et augmentera alors le stock de ce produit. Ne cliquez pas cette option si un produit a été renvoyé car il était cassé…
Générer un avoir. Une fois coché, un avoir sera créé, correspondant au montant des produits sélectionnés. Un avoir est l’indication que vous reconnaissez qu’un produit a été retourné et qu’un remboursement a été mis en place. Le client peut utiliser cet avoir pour son prochain achat.

Bon de réduction. Une fois coché, un bon de réduction sera créé, correspondant au montant des produits sélectionnés. Un bon de réduction prend la forme d’un code de réduction que le client peut saisir lors du processus de commande.
Vous pouvez modifier les bons existants du client en affichant la page du client : depuis la page de la commande actuelle, cliquez sur le lien sous le nom du client dans la section « Information client » ; une fois sur la page du client, allez dans la section « Bons ». Vous pouvez modifier chaque bon en cliquant sur leur icône « Modifier ».